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■■本書の目次■■
はじめに
部下のホウレンソウ実践度チェック
ホウレンソウされやすい上司度チェック
★ホウレンソウの基本
１ 「ホウレンソウ」とは何か
報告・連絡・相談は仕事に不可欠なコミュニケーション
２ 「報告」「連絡」「相談」はどこが違うのか
経過、結果、情報を伝えるのが「報告」／事実を伝えるのが「連絡」／意見を聞くのが「相談」
３ なぜ「ホウレンソウ」が必要なのか
ホウレンソウは組織の血液
４ なぜ「ホウレンソウ」ができないのか
「こんなことまでホウレンソウする必要はない」／「そこまでホウレンソウする必要はない」／
「ホウレンソウのタイミングが難しい」／「上司が怒るからホウレンソウしない」／
「責任を追及されるからホウレンソウしない」／「任せてもらいたいからホウレンソウしない」
５ 「ホウレンソウ」はツーウェイ・コミュニケーション
実は上司もやるべきことがある
★PART1 ホウレンソウを教える
１ 相手の都合を確認させる
上司の都合にも配慮しなければならない／「ちょっとよろしいですか？」に要注意／
顔が見えないホウレンソウでは確認は不可欠
２ まずいことこそ早く報告させる
よい報告は急がなくてもいい／早く報告すれば解決する可能性が高くなる
３ 考えてから報告に臨ませる
報告すると説明が求められる／原因と対策の説明が求められる報告／
ねらいと他の選択肢の説明が求められる報告
４ 前置きを短く、結論を先に言わせる
経緯よりも結果が重要／上司の知りたいことをピンポイントで報告させる
５ 事実と意見・憶測を分けて報告させる
「私の推測ですが」と断って報告させる／情報で大切なのは精度
６ 中間報告をさせる
上司は進捗状況を気にしている／上司から状況を聞かれるようではいけない
７ 機会を逃さず報告させる
報告をしなかった言い訳から始まるのは最悪の報告／お礼の報告をしなければ「次」はない
８ 「こんなことは」と思わずこまめに報告させる
報告すべきか考えたら報告すること／気になることがあったら迷わず報告
９ 重要な事柄は必ず確認させる
郵便、ＦＡＸでも確認しなければならない／「〜したはず」ではいけない
10 「親切な連絡」をさせる
相手に安心してもらうために連絡を入れさせる／受領の連絡を入れると相手の不安がなくなる／
連絡を入れる11 マイナスの面も考慮させる
11 伝言は責任を持って連絡させる
「連絡していただけましたか？」と確認させる／
「電話があったことを伝えて」の場合でも連絡をさせる
12 誤解が生じやすい言葉に注意させる
聞く人の立場によって意味が異なる言葉／二つの意味を持つまぎらわしい言葉
13 上司の反応を考えさせる
先に事実を伝え、求められたら意見、判断を言う／上司の質問を予想してホウレンソウさせる
14 再考の指示をきちんと受け入れさせる
上司は考えがあって指示を出している／部下に求めるべきメンタリティ
15 自分の失敗を正直に報告させる
責任を問われることになっても必ず報告させる／失敗しても終わりではないことをわからせる
16 一人で悩まず報告・相談させる
人の助けを借りるのは恥ではない／わからないことがあればその時点で確認させる
17 最適な方法でホウレンソウさせる
なんでもメールではいけない／目的、事情に応じて方法を使い分けさせることが大切
18「無言の連絡」をさせない
悪い結果でもきちんと連絡させなければならない／連絡にかかる手間とコストも考慮させる
19 メールでのホウレンソウに注意させる
件名を具体的に書かせる／すみやかに返信をさせる／漢字、言葉遣いの誤りに注意させる／
丁寧な言葉遣いをさせる／読みやすいメールを作成させる
★PART２ ホウレンソウをさせる
１ ホウレンソウしやすい雰囲気を作る
席にいない上司にはホウレンソウしづらい／気軽に近づきづらい上司にもホウレンソウできない
２ クイックレスポンスを心がける
相談には原則としてその場で返事をする／「絶対に正しい判断」などできない
３ ときにはホウレンソウを受けにいく
具体的に聞けば具体的な答えが返ってくる／ときには相手の気持ちを酌むことも必要
４ 頼られる上司になる
デキる上司は頼られる／逃げない上司は頼られる／秘密を守る上司は頼られる
５ ＷＯＲＫではなくＴＡＳＫで指示をする
ホウレンソウが上がってくる指示、こない指示／「部下が気を利かしてくれるだろう」ではいけない
６ 指示・命令・依頼のねらいを明確に伝える
誤ったホウレンソウが上がってくる指示／指示に対する質問、意見はまずは素直に聞くこと
７ ホウレンソウの必要性と重要性を強調する
具体例を話して理解させる／ホウレンソウがあると助かると伝えよう
８ 良好な人間関係を築く
ホウレンソウの量と質は人間関係で決まる／上司から挨拶をする／
部下にも礼儀正しい言葉遣いをする／穏やかでやさしい表情をしよう
９ 自ら見本となるホウレンソウをする
部下は上司を手本にする／よい手本を見せれば、よいホウレンソウをするようになる
★PART３ ホウレンソウを受ける
１ じっくり耳を傾ける
落ち着いて最後までじっくり聴く／部下の顔を見つめない方がよい場合もある／
相手の話に合わせた表情をしよう
２ 相づちを打ち、うなずいて聴く
相づちを打ってメッセージを伝える／話にうなずいてメッセージを伝える
３ 悪い報告でも怒らない
怒るよりも被害を最小にすることを優先する／感情をコントロールするのがデキる上司／
上司が厳しいと正直なホウレンソウがされない
４ 部下に自分で考えさせる
「上司に丸投げ」では部下は育たない／先に答えを言ってはいけない
５ 提案を全面否定してはいけない
全面否定されると不満を持つ
６ 事実か、意見・判断かを見極める
判断の根拠を明らかにさせる／部下の言葉をうのみにしてはいけない
７ 思い込みの激しい部下の報告には気をつける
それは部下の思い込みかもしれない／同じものを見ても受け止め方は異なる
８ 都合の悪い報告でも握りつぶさない
監督責任を問われても必ず上に報告すること／「知られずにすませたい」は人情だが……
９ ねぎらいの言葉をかける
報告者のモチベーションが高まる／ねぎらいはオーバーアクションで構わない
10 論理的な質問で相談を解決に導く
自分で気づかなかったことに気づかせる／真の原因を究明する質問法／
最善の意思決定をする質問法／リスクを管理する質問法
おわりに
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